ビジネスメール・ビジネスレターの書き方は意外に無頓着になりがちですが、実は決まった書き方があります。ビジネスメール・ビジネスレターは、文字のみでの連絡手段であるため、自分の感情や考えが相手に伝わりづらいといった難点があります。もちろん、それは英語においても同じことです。 こちらのページでは、ビジネスメール・ビジネスレターの正しい書き方をご紹介します。礼儀正しい文面で、顧客に失礼のない文章で対応しましょう。

英文Emailの書き方BUSINESS EMAIL

英文レターと同様、英文Eメールには基本的なルールがあります。基本ルールをおさえることで、相手に分かりやすく内容を伝えることができるのです。なお、これらは、英文Eメールに限ったものではありません。日本語Eメールの書き方も、改まって習得したことがないというビジネスマンも意外に多いと思いますので、言語を問わず「Eメールの書き方」としてご活用いただければと思います。

用件はできるだけ簡潔にまとめる

基本的なことでありながら、一番重要なことです。

分かりやすい件名をつける

件名だけで用件が済むにこしたことはありません。しかしネガティブな内容のメールの場合は、件名のみで本文を読んでもらえないこともあるので注意する必要があります。

余分な挨拶などは割愛する

最初に長く自分の紹介や挨拶などをしてしまうと、本題に入る前に相手に読む気をなくさせてしまう場合もあります。

威圧的な表現を使うことを避ける(特別な場合を除いて)

日本語も同様ですが、表現を命令系などにしてしまうことで、誤解を招くこともあります。やわらかい表現でまとめましょう。

適確な構成で表現する

ビジネス文と同様、「導入・展開・結論」を意識する必要があります。パラグラフ(段落)をうまく利用します。

大文字での表現を乱用しない

大文字での表現は大声で叫んでいるととられる場合があります。強調したい場合は、“I would like ~”というように 「“ ”」を利用するとよいでしょう。

全角文字の使用を避ける

全角と半角があるのは、日本(日本語)対応のPCの場合です。相手の状況を踏まえて使用する必要があります

例題EXAMPLE

悪い例

Dear Mr. Johnston,

I got your e-mail. We will pay you back after somebody from our company checks the damaged product. You need to show us the original receipt. We will not give you a replacement if you do not have the receipt.Tell us when I can visit you.

Taro Yamada

良い例

Dear Mr. Johnston,

I am writing in response to your e-mail about the product purchased from our store. We apologize for the inconvenience you have faced due to this product.Our company representative will visit your residence to inspect the damaged product and replace it with a new one. I suggest you keep the original receipt as we will not be able to make a replacement without it. We would appreciate it if you could let us know your convenient date and time for our representative to visit your office.Please accept our apology once again. We are looking forward to hearing from you.

Taro Yamada
Sales Administration Officer
DAIHO CO.,LTD.

ビジネスレターBUSINESS LETTER

はじめに

ビジネス文書は、相手に読んでもらうためのものですので、読みやすい文面になるように心がける必要があります。「読みやすさ」は文章構成や内容に大きく左右されるのはもちろんですが、字のサイズや字体、字詰(文字間隔)、行詰(行間隔)、あるいは全体のレイアウトなどの細部にも考慮する必要があります。

構成(フォーマット)

レターの外観を構成する要素のうち最も重要なものは、紙面上に盛られるべき文字情報の構成(フォーマット)です。本ページでは3つの様式を紹介しますが、本人にとって使いやすいものを選択するのがベストです。自社の部門や社内全体での統一を図るようにしましょう。

イギリス式

Inside Address(書中宛名)とSignature(サイン)を左斜めにする
Body(本文)中の段落の始まりを5文字程度空ける
Subject(主題)とBody(本文)を除く部分にコンマかピリオドをつける

アメリカ式

すべて左揃えにする
Salutation(敬辞)にコロン、Complimentary Close(結辞)にコンマを用いる

中間式

イギリス式とアメリカ式の中間の様式
右に配置するのはDate(日付)、Reference Number(参照番号)、Complimentary Close(結辞)、Signature(サイン)、 Body(本文)中の段落の始まりを5文字程度空ける、Salutation(敬辞)にコンマかコロン、Complimentary Close(結辞)にコンマを用いる

番外編~封筒の書き方~MAILING ENVELOPE

受取人住所氏名

■ 受取人住所氏名の表記例

職種
英文 和訳
Mr.Chris Hopkins Manager 氏名・肩書
Daiho,Inc. 会社名
111-111 Oobuchi Ave. 番地、ストリート名
Oobuchi ABVC 11224 市名、州名、郵便番号
CANADA 国名

差出人住所

■ 例題

受取人住所氏名と同じ要領で書きます。

受取人への指示

下記などがあげられます。

職種
英文 和訳
URGENT IMMEDIATE 至急
STRICTLY CONFIDENTIAL 厳秘
PRIVATE CONFIDENTIAL PERSONAL 親展

郵便方法指示

下記などがあげられます。

職種
英文 和訳
AIR MAIL BY AIR MAIL 航空便
REGISTRED MAIL REGISTERD 書留
SPECIAL DELIVERY EXPRESS DELIVERY 速達
CERTIFIELD MAIL 配達証